De Jong

Privacy Reglement



Inleiding
Bij het adviseren over en het afsluiten van financiële producten of diensten vragen wij veel vertrouwelijke informatie van klanten. Klanten van ons bedrijf moeten ervan uit kunnen gaan dat wij op een zorgvuldige wijze omgaan met de informatie die een klant ons verstrekt en deze informatie niet zonder de uitdrukkelijke toestemming van de klant wordt gedeeld met anderen.

In die zin is een zorgvuldige omgang met het vastleggen en uitwisselen van persoonlijke gegevens een voorwaarde voor een zorgvuldige financiële dienstverlening. Vertrouwelijkheid is een belangrijk aspect voor onze onderneming en de houding van de daarin werkzame professionals.

Voor een effectieve uitvoering van onze werkzaamheden is het noodzakelijk dat wij persoonlijke gegevens uitwisselen met aanbieders en bijvoorbeeld schadeherstellers en tegenpartijen, omdat dit de kern van onze taken als financieel dienstverlener raakt. Daarnaast is het mogelijk dat wij op grond van wettelijke verplichtingen informatie verstrekken aan bijvoorbeeld de Nederlandse Belastingdienst of de Autoriteit Financiële Markten.

Wij hebben de door ons gehouden persoonsadministratie in kaart gebracht en verwerkt in ons intern gehouden verwerkingsregister. Klanten en andere betrokkenen kunnen deze, op verzoek, ontvangen. Hier vinden zij informatie over de gegevens die wij verwerken en over de partijen met wie wij deze gegevens kunnen uitwisselen.

1. Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:

- de wet: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG;
- persoonsgegevens: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke 
  persoon;
- verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met 
  betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen,
  ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door
  middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling,
  samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of
  vernietigen van gegevens;
- bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van
  gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze,
  dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
- verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het
  bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de
  verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
- verwerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt,
  zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
- betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
- derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de verwerker, of enig persoon
  die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is om
  persoonsgegevens te verwerken;
- ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
- toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting 
  waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;
- toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens;
- verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van 
  persoonsgegevens;
- verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

2. Bereik
1. Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking
    van persoonsgegevens. Het is eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde
    verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn
    om daarin te worden opgenomen.
2. Dit reglement is van toepassing binnen ons bedrijf en heeft betrekking op de verwerkingen
    van persoonsgegevens van klanten, medewerkers en andere betrokken natuurlijke personen.

3. Doel
1. Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is te beschikken over
    de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van de doeleinden zoals die staan 
    omschreven in de statuten, de jaarplannen en andere plannen van ons bedrijf, het 
    realiseren van wettelijke doeleinden en het voeren van beleid en beheer in het kader van
    deze doeleinden.
2. De doeleinden waarvoor binnen ons bedrijf gegevens worden verzameld en verwerkt, staan
    uitdrukkelijk omschreven in het register verwerking persoonsgegevens en is op verzoek 
    beschikbaar.


4. Vertegenwoordiging betrokkene
1. Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt of
    indien de betrokkene meerderjarig is en onder curatele is gesteld, is in de plaats van
    toestemming van de betrokkene de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger
    vereist. De toestemming wordt schriftelijk vastgelegd. Indien de betrokkene een schriftelijke
    machtiging heeft afgegeven ter zake diens vertegenwoordiger jegens de verwerker, dan is
    de mede toestemming door de schriftelijk gemachtigde vereist.
2. Een toestemming kan door de betrokkene, dienst schriftelijk gemachtigde of zijn wettelijk
    vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.


5. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid
1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en
    het beheer van de gegevens; onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke wordt
    doorgaans een beheerder belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens.
2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische
    maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van
    onrechtmatige verwerking van gegevens.
3. De in lid 1 bedoelde verantwoordelijkheid en het in lid 2 bepaalde geldt onverminderd indien
    de verwerking plaats vindt door een verwerker, dit wordt geregeld in een overeenkomst (of
    door middel van een andere rechtshandeling) tussen verwerker en verantwoordelijke.
4. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor schade die of het nadeel dat wordt veroorzaakt
    door het niet nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement. De verwerker is
    aansprakelijk voor die schade of dat nadeel, voor zover die/dat is ontstaan door zijn
    handelen.


6. Rechtmatige verwerking
1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke
    en zorgvuldige wijze verwerkt.
2. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld 
   en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden
    waarvoor ze zijn verkregen.
3. Persoonsgegevens dienen - gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of
    vervolgens worden verwerkt - toereikend en ter zake dienend te zijn; er dienen niet meer
    persoonsgegevens te worden verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie
    nodig is.
4. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien: 
    - de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
    - de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij 
       betrokkene partij is (bijvoorbeeld een overeenkomst tot het afsluiten van een financieel
       product of financiële dienst of de arbeidsovereenkomst met betrokkene) of voor 
       handelingen, op verzoek van betrokkene, die noodzakelijk zijn voor het sluiten, dan wel  
       het assisteren bij het beheer, van een overeenkomst;
    - de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting van de 
       verantwoordelijke na te komen;
    - de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal belang van betrokkene;
    - de gegevensverwerking noodzakelijk is met het oog op een belang van de 
       verantwoordelijke of van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van
       degene van wie de gegevens worden verwerkt en dát belang voorgaat.
5. De registratie van het burgerservicenummer vindt alleen dan plaats wanneer daarvoor een
    wettelijke basis bestaat. In de regel zal een dergelijke basis niet aanwezig zijn voor onze
    dienstverlening.
6. Ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke of van de verwerker - en ook
    de verwerker zelf - verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van de
    verantwoordelijke, behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen.
7. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die op basis van een (arbeids-)
    overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht
.

7. Verwerking van persoonsgegevens
1. De verwerking vindt plaats door medewerkers van onze onderneming of andere natuurlijke
    personen die zich onder onze verantwoordelijkheid bezig houden met financiële
    dienstverlening.
2. De verwerking geschiedt over het algemeen in verband met de uitvoering van een
    overeenkomst, namelijk de overeenkomst tot dienstverlening. In die gevallen waarbij er
    geen sprake is van een uitvoering van een dergelijke overeenkomst, geschiedt de
    verwerking met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
3. De verwerking geschiedt om onze werkzaamheden als adviseur en/of bemiddelaar in
    financiële producten en diensten uit te kunnen voeren.


8. Bijzondere persoonsgegevens
1. De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras,
    politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of
    van strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden, behalve in de gevallen waarin de wet
    uitdrukkelijk bepaalt door wie, met welk doel en onder welke voorwaarden dergelijke
    gegevens wel mogen worden verwerkt (artikelen 9 en 10 van de AVG).
2. Als financieel dienstverlener mogen wij informatie over uw gezondheid in onze administratie
    verwerken, mits dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van onze werkzaamheden.
    Gegevens over een eventueel strafrechtelijk verleden mogen wij ook bij u opvragen, indien
    dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de overeenkomst, mits u hier uitdrukkelijk
    uw toestemming voor verleent.

9. Gegevensverwerking
Gegevens verkregen bij betrokkene

1. Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de
    verantwoordelijke de betrokkene vóór het moment van verkrijging mede: 
    - zijn identiteit;
    - het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene dat 
      doel al kent.
2. De verantwoordelijke verstrekt de betrokkene nadere informatie voor zover dat - gelet op de
    aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat
    ervan wordt gemaakt - nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige
    verwerking te waarborgen.

    
Gegevens verkregen buiten betrokkene om

1. Naast de informatie die van de betrokkene worden ontvangen, kan de verantwoordelijke,
    voor de omschreven doeleinden, informatie inwinnen bij externe bronnen die de
    verantwoordelijke betrouwbaar acht. Denk hierbij aan het Roy-data voor de registratie van 
    uw bonus/malus-verklaring, de RDW voor uw voertuiggegevens en de stichting CIS ten
    behoeve van het voorkomen en bestrijden van fraude in de verzekeringsbranche.
2. De verantwoordelijke zorgt ervoor dat bij elke verwerking van persoonsgegevens alleen die
    persoonsgegevens worden verwerkt die accuraat, toereikend, ter zake dienend en niet
    bovenmatig zijn.


10. Recht op inzage
1. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die op zijn
    persoon betrekking hebben.
2. De verantwoordelijke deelt een ieder op diens verzoek -  zo spoedig mogelijk maar uiterlijk
    binnen vier weken na ontvangst van het verzoek -  schriftelijk mee of persoonsgegevens
    worden verwerkt die hem betreffen. Voor het verstrekken van een dergelijke mededeling
    kunnen kosten in rekening worden gebracht. Daarnaast kan de betrokkene, die om inzage 
    van zijn persoonsadministratie verzoekt, een kopie van een geldig legitimatiebewijs worden
    gevraagd.
3. Indien dat het geval is, verstrekt de verantwoordelijke de verzoeker desgewenst - zo spoedig
    mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek -  schriftelijk een
    volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de
    gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking
    betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede
    de herkomst van de gegevens.
4. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan het
    verzoek in een andere dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast.
5. De verantwoordelijke kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien en voor zover dit
    noodzakelijk is in verband met: 
    - de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
    - de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

11. Verstrekking van persoonsgegevens
1. Verstrekking van persoonsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan na
    toestemming van betrokkene of diens vertegenwoordiger, behoudens een daartoe strekkend
    wettelijk voorschrift of de noodtoestand.
2. Uitzondering op deze regel is informatie-uitwisseling met partijen die voor de uitvoering van
    de overeenkomst informatie nodig hebben, zoals verzekeringsmaatschappijen, banken,
    kredietverstrekkers of partijen die betrokken zijn bij de schadebehandeling.
3. Tenslotte kunnen wij persoonsgegevens verstrekken om te kunnen voldoen aan wettelijke
    verplichtingen, zoals aan de Nederlandse Belastingdienst en de Autoriteit Financiële Markten.

12. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering
1. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de verantwoordelijke over tot verbetering,
    aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de over de verzoeker verwerkte
    persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de
    verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de
    registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden
    verwerkt. Het verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. De verantwoordelijke deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier
    weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij
    daaraan niet of niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat. Verzoeker heeft in dit verband de
    mogelijkheid zich te wenden tot de klachtencommissie van de verantwoordelijke.
3. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling,
    verwijdering en/of afscherming binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet
    mogelijk blijkt anders zo spoedig mogelijk nadien, wordt uitgevoerd.


13. Bewaren van gegevens
1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de
    betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij
    worden verzameld of vervolgens worden bewerkt.
2. De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven.
3. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een
    verzoek doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de
    desbetreffende gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.
4. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat   
    - het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
    - het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist (onder andere de Wet op het
      financieel toezicht) is of
    - indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

14. Verwerkingsregister
1. Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de
    realisatie van een doel of samenhangende doelen bestemd is, is door ons in kaart gebracht
    en verwerkt in een intern gehouden verwerkingsregister, voordat met de verwerking wordt
    begonnen.
2. In die gevallen dat een door ingezet geautomatiseerd proces voor de verwerking van
    persoonsgegevens een hoog risico voor de betrokkene oplevert, rekening houdende met de
    aard en de context van de gehouden persoonsgegevens, dan voeren wij voordat wij met
    deze verwerking starten een gegevensbescherming-effectbeoordeling uit en zorgen wij dat
    wij de risico's die hiermee gepaard gaan voldoende beheersen, om zodoende de rechten van 
    betrokkenen voldoende te kunnen waarborgen.
3. In het intern gehouden verwerkingsregister staat vermeld:
    - de naam en het adres van de verantwoordelijke;
    - het doel of de doelen van de verwerking;
    - een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de (categorieën van)
      gegevens die daarop betrekking hebben;
    - de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden
      verstrekt;
   -  de aangehouden bewaartermijnen.


15. Datalekken
1. Indien de verantwoordelijke wordt geconfronteerd met een datalek, dan onderzoekt zij of er
    persoonsgegevens verloren zijn gegaan of dat een onrechtmatige verwerking niet valt uit te
    sluiten.
2. Blijkt uit voornoemd onderzoek dat er persoonsgegevens van gevoelige aard zijn gelekt of er
    is om een andere reden sprake van (een aanzienlijke kans op) nadelige gevolgen voor de
    bescherming van de verwerkte persoonsgegevens, dan informeert verantwoordelijke de
    Autoriteit Persoonsgegevens over het datalek.
3. Indien verantwoordelijke niet alle gelekte persoonsgegevens (goed) heeft versleuteld, of
    indien het datalek om andere redenen waarschijnlijk ongunstige gevolgen voor de
    persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen heeft, dan meldt de verantwoordelijke het
    datalek eveneens aan de Autoriteit Financiële Markten. Het is mogelijk dat in overleg met de
    genoemde toezichthouders ook wordt besloten om de betrokkenen te informeren over het
    mogelijke datalek.


16. Klachtenregeling
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot:
- de verantwoordelijke;
- als de betrokkene niet tevreden is over de uitkomst van het de klacht, dan kan deze zich
  wenden tot het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening te Den Haag;
- de Autoriteit Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen en te adviseren in het geschil 
  tussen de betrokkene en de verantwoordelijke;
- de rechtbank.


17. Wijziging inwerkingtreding en afschrift
1. Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke.
2. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken, nadat ze bekend zijn gemaakt
    aan betrokkenen.
3. Dit reglement is per 01-05-2018 in werking getreden.
4. Dit reglement is bij de verantwoordelijke in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs een
    afschrift van dit reglement worden verkregen.

18. Onvoorzien 
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.

Informatie over de Algemene verordening persoonsgegevens:
- tekst van de wet:
 
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/verordening_2016_-_679_definitief.pdf  
- de website van de Autoriteit Persoonsgegevens
  (
http://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)   


Heeft u nog vragen en of opmerkingen?
Neemt u dan contact op met ons kantoor via 
e-mail of op telefoonnummer 0223 68 87 88